2 - Maitriser ses données dans un contexte d’infobésité

Techniques de tri, d’organisation et de nettoyage des contenus numériques

Nous sommes dans un monde où l'information numérique explose, nos fichiers et dossiers se multiplient à un rythme effréné et leur gestion relève du casse-tête pour les organisations. Les capacités de stockage sont devenues tellement énormes que nous avons perdu les bonnes habitudes d’hygiène informatique qui prévalaient au début de l’Internet.

Au-delà des conséquences environnementales du sur-stockage (1 Go hébergé équivaut à environ à autant d’émission carbone qu’un trajet en voiture d’1 km), celles que font peser ce poids informationnel sur l’efficacité des organisations deviennent préoccupantes voire menaçantes lorsqu’il faut par exemple veiller au respect des dispositions légales comme le RGPD ou produire des indicateurs fiables.

Pour retrouver de la maîtrise sur son patrimoine immatériel, un outil de catalogage des données est aujourd’hui un allié essentiel. Cependant, la technologie n’ayant pas réponse à tout, de lentes et patientes mesures d’accompagnement des usagers à l’échelle de l’organisation doivent être pensées en parallèle.

Conseils express

Sur les outils de catalogage

• Attention certain éditeurs de logiciels SaaS sont rétifs à laisser les solutions de catalogages accéder à leurs bases de données

• Veiller au espect des règles du RGDD

• Lancer des analyses transversales des données pour casser les silos entre services

• Créer des démonstrateurs qui permettent de faire parler la donnée pour donner envie de maintenir sa qualité

Sur la bonne gestion des données et du cloud

• Opter pour une structuration claire et normalisée des fichiers (métadonnées, classification des arborescence, normalisation des noms de fichiers)

• Proposer des tutoriels et des guides d’hygiène informatique : utilisation du drive, note sur la stratégie d’archivage, charte informatique, actions collectives ludiques dans le cadre du Digital Clean Up Day annuel

• Développer patiemment une culture de la donnée en interne par des ateliers de sensibilisation

Podcast

Liens utiles

• Entreprise Blueway : https://www.blueway.fr/enjeux/data-catalog

• Principe du catalogage des données : https://insights.unnest.co/dossiers-par-cas-d'usage/data-management/definition-du-data-catalog-:-guide-complet

• Florent Salem (Médiateur Numérique) : origine de l’infobésité et gestion des mails

• DATAcculturation : les cafés de la data

Contacts

• Etienne Brevet : Communauté d’agglomération Pays Basque - [e-mail]

• Yann Cornen : Département des Pyrénées-Atlantiques - [e-mail]